O fluxo de caixa não é mais do que a movimentação de dinheiro dentro da sua clínica veterinária: quanto recebeu e quanto pagou. Em pequenas empresas este controlo de caixa é a base operacional de toda a gestão financeira e por isso deve ser feito diariamente para que que ser exato.
O controlo de caixa é um processo e, de preferência, deve ser realizado sempre pela mesma pessoa. É indispensável para a realização de uma boa gestão e manutenção da saúde financeira da empresa e, a pensar nisso, selecionamos aqui algumas dicas que podem ser úteis para controlar mais facilmente a caixa da sua clínica:
Controle o saldo inicial com atenção
O controlo de caixa diário inicia com o saldo que tem na caixa da empresa no momento da abertura, muitas vezes chamado de “fundo de maneio”. É a partir deste saldo que serão somados ou subtraídos valores ao longo do dia e é por isso que o mesmo deve ser contabilizado com atenção, para que o valor em caixa seja o real e sem erros desde o início.
Cuidado com o registo dos pagamentos/recebimentos
Além de ter que controlar a movimentação de dinheiro da caixa, é muito importante registar adequadamente de onde ele saiu/entrou e de que forma: numerário, cartão débito, cartão de crédito, cheque, transferência bancária, etc. É muito comum a falta de registos de entrada e saída de dinheiro ou mesmo um registo errado dos lançamentos, confundindo, muitas vezes o que foi vendido com o que de facto foi recebido e o que foi comprado com o que realmente foi pago. Sendo, por isso, muito importante registar os valores com algum cuidado e atenção para não trocar os lançamentos.
Também é extremamente importante atribuir corretamente a origem e o destino do dinheiro, isto é, determinar corretamente se o valor entrou ou saiu da caixa/da conta bancária (muitas vezes as empresas têm mais do que uma conta), etc.
Controle o saldo final no fecho de caixa
Erros no fecho de caixa são muito frequentes e na maioria das vezes nem sequer são detectados. Existem várias razões para que isto suceda, sendo que, se o problema não for corrigido, provocará um efeito “bola de neve”, tendo implicações diretas na movimentação da caixa dos dias posteriores. Por isso, é importante fazer uma verificação atenta do fecho de caixa para tentar identificar qualquer possível erro de forma a que o mesmo seja corrigido de imediato.
Cuidado com alguns tipos de transferências e lançamentos
Alguns tipos de transferência como depósitos e levantamentos precisam de uma atenção maior por parte de quem realiza o controlo de caixa, assim como pequenos lançamentos que, se lançados de maneira errada, irão gerar confusão no seu controlo.
Alguns exemplos:
- Depósitos do dinheiro em caixa, com o objetivo de não deixar numerário e cheques disponíveis na empresa. Estes valores precisam ser lançados, uma vez que mudaram de local físico (da caixa para o banco).
- É comum em pequenas empresas os sócios retirarem os seus “honorários” diretamente da caixa e em quantidades fraccionadas. Se este procedimento não for bem registado, irá causar confusão na gestão da caixa. Aliás, é muito importante que os sócios tenham honorários/remunerações com valores específicos e que sejam retirados de uma só vez, de preferência em datas definidas, para facilitar o controlo do dinheiro da clínica.
- No dia-a-dia da clínica existem pequenas compras que precisam ser feitas à pressa, ou porque acabou um produto de limpeza, os copos de café ou algum material de escritório sem aviso prévio ou porque é preciso ir aos correios despachar algo ou simplesmente pagar os selos das cartas, etc. É o tipo de situação onde algum colaborador tira algum “dinheiro” na caixa, e vai a correr comprar ao supermercado ou à papelaria mais próxima. O problema é que, por ser um pagamento pequeno, na maioria das vezes, não é documentado correctamente, no entanto é importante o suficiente para impossibilitar um correto fecho de caixa.
Utilize uma ferramenta de gestão para o auxiliar
Há muita gente que ainda usa um ficheiro de Excel ou caderno para fazer o controlo da caixa da sua clínica veterinária, mas é muito importante contar com ferramentas que possam facilitar o seu dia-a-dia. Um software de gestão confiável é a melhor escolha para quem quer elevar o nível de gestão da sua empresa, pois além de auxiliar no controlo da caixa, contém todas as informações sobre vendas, fornecedores, compras, stocks e clientes, isto é, terá todas as informações necessárias integradas e armazenadas num só local.
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