A sala de espera sempre foi um local crítico nas clínicas veterinárias, pois cliente não gosta de esperar e se tiver que aguardar mais de vinte minutos para ser atendido, começa a ficar ansioso e irritado. Mas, realmente, não é nada agradável você chegar com algum tempo de antecendência para a consulta de seu Pet e se deparar com uma sala de espera lotada, sinônimo de intermináveis minutos aguardando, certo?
Para minimizar a insatisfação de seu cliente, algumas medidas podem ser adotadas como:
– Torne o ambiente da sala de espera o mais agradável possível para seus clientes, oferecendo um local fresco, ventilado, claro, limpo, sem odores de urina e fezes de animais. Lugares confortáveis para se sentar, bebedouro e revistas atuais também podem deixar o período de espera mais palatável;
– Se você tiver espaço em sua clínica é interessante criar salas de espera separadas para cães e gatos, pois muitas vezes há estresse por parte dos tutores em deixar cães e gatos convivendo no mesmo ambiente;
– Treine seus colaboradores para darem feedback aos clientes, caso as consultas veterinárias estejam atrasadas. É importante que eles informem aos tutores o motivo e o tempo real de atraso para diminuir sua inquietação.
Mesmo tornando o período de espera mais agradável, o objetivo é fazer com que seu cliente não necessite esperar muito tempo para ser atendido e a solução para isso é gerenciar muito bem a agenda de seus colaboradores e o fluxo de clientes na sala de espera de sua clínica.
Para administrar de forma eficiente as agendas da clínica é importante ter em mente que para cada tipo de atendimento ou procedimento que é realizado, são necessários períodos de tempo diferentes. Por exemplo, o tempo de uma consulta pré-cirúrgica deve ser diferente do tempo de uma consulta para vacinação, pois a primeira é mais complexa do que a segunda. Deixar pequenos intervalos entre uma consulta e outra também é uma ótima estratégia para ajudar a gerenciar o tempo, pois ele pode ser usado para fazer telefonemas importantes, organizar a sala de atendimento antes do próximo paciente ou mesmo ser usado como tempo flexível caso uma consulta demore um pouco mais do que o usual.
O controle da sala de espera consiste em gerenciar os clientes no momento em que chegam e no momento que vão embora da clínica. Logo que um cliente faz check-in na clínica é importante que o veterinário que irá atendê-lo fique ciente de sua chegada, pois assim consegue se organizar para finalizar o atendimento de um paciente para poder começar o do outro.
Para gerenciar bem o tempo através das agendas e do controle da sala de espera é importante ter a ajuda de um sistema de gestão de clínicas veterinárias, pois ele conseguirá automatizar e difundir as informações, dinamizando o fluxo dos processos e tornando sua equipe mais produtiva e eficiente. O resultado disso? Equipe mais organizada e clientes mais satisfeitos. Lembre-se que sala de espera vazia é sinônimo de eficiência e controle adequado do tempo, pois mostra que os clientes não precisam ficar muito tempo esperando para serem atendidos. O GuruVet pode ajudar você e sua equipe a melhorarem a gestão de seu tempo. Se quiser experimentar gratuitamente é só acessar www.guruvet.com.br e se cadastrar!