Gerir stock nunca foi tarefa fácil. Dificuldade acrescida para quem tem várias empresas ou centros diferentes. É muito comum um veterinário ter uma clínica e um Petshop no mesmo estabelecimento e também não é raro uma empresa veterinária ter filiais com o objetivo de atender públicos de diferentes regiões.
Á medida que as empresas se vão desdobrando, os stocks vão-se multiplicando. São vários produtos, de empresas distintas, que ficam armazenados num único espaço ou acabam espalhados pelas clínicas, dificultando bastante o seu controlo.
A compra de material em empresas veterinárias é frequente e despende somas significativas que farão muita diferença no seu resultado financeiro. Por isso, o controlo do stock e do consumo de “consumíveis” é essencial para se conquistar a tão desejada saúde financeira.
O controlo de produtos deve ser diário, mensal e anual. Parece uma situação inatingível, no entanto, se organizar produtos e localizações desde o início, determinar os protocolos a serem seguidos por si e pela sua equipa e utilizar uma ferramenta que auxilie nos registos, os processos funcionarão automaticamente e seus stocks ficarão sempre organizados, realizando verdadeiros milagres no momento dos inventários periódicos.
Os tipos de produto que fazem parte do stock de uma clínica são muito variados e muitos veterinários ficam com dúvida no momento de contabilizar o consumo dos “consumíveis” quando se deparam com seringas, algodão ou Propofol. Para facilitar o controlo do seu stock, poderá adotar uma regra que sempre me foi muito útil: A regra dos 3 sins. Na verdade, fui eu que inventei esta regra para me ajudar durante a organização dos stocks das minhas clínicas. Eu tinha sempre dúvidas sobre quais produtos que deveria contabilizar unitariamente e quais os que não valiam a pena o trabalho. Então, decidi que faria o inventário de todos os produtos que tivessem pelo menos duas respostas “sim” para estas três perguntas:
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O produto é caro?
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O produto é fácil de contar?
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O produto é de uso frequente?
Se pelo menos duas destas perguntas tivessem resposta “sim”, eu deveria inventariar o produto, caso contrário, não seria necessário controlá-lo com tanto rigor.
A adoção desta regra poderá facilitar o vosso trabalho, assim como determinar um lugar físico específico e determinar os processos relacionados ao seu stock, mas não esqueça que toda esta organização deve ser registada de forma ordenada e é neste momento que deverá utilizar uma ferramenta que lhe permita introduzir dados de forma fácil e que lhe entregue informação de maneira clara para que a gestão de seu stock seja eficiente.
Quais as vantagens em se ter um stock estruturado?
Diminuirá muito a perda de medicamentos devido ao vencimento da data de validade; melhorará o seu fluxo de caixa, pois comprará os consumíveis apenas quando houver necessidade, diminuindo o armazenamento de produtos nas prateleiras e otimizando o espaço físico; controlará o uso desmedido de itens de utilização diária na sua clínica ou hospital; os benefícios são inúmeros e vão desde a racionalização das despesas até o aumento do seu tempo para tratar dos seus pacientes.
