Dicas para fazer um controle de caixa eficiente

O fluxo de caixa nada mais é do que a movimentação de dinheiro dentro de sua clínica veterinária: quanto você recebeu e quanto pagou. Em pequenas empresas este controle de caixa é a base operacional de toda a gestão financeira e por isso deve ser feito diariamente para que o controle seja preciso.

O controle de caixa é um processo e, de preferência, deve ser realizado sempre pela mesma pessoa. É indispensável para a realização de uma boa gestão e manutenção da saúde financeira da empresa e, pensando nisso, selecionamos aqui algumas dicas que podem ser úteis para você e sua equipe controlarem mais facilmente o caixa de sua clínica:

Controle o saldo inicial com atenção

O controle de caixa diário inicia com o saldo que você tem no caixa da empresa, no momento da abertura. É a partir dele que serão somados ou subtraídos valores ao longo do dia e é por isso que ele deve ser contabilizado com atenção, para que o saldo seja o real e sem erros desde o início.

Preste muita atenção onde você atribui os dados

Além de ter que controlar a movimentação de dinheiro do caixa, é muito importante documentar adequadamente de onde ele saiu/entrou e de que forma: dinheiro vivo, boleto bancário, cartão de crédito, etc. É muito comum as pessoas se esquecerem de fazer estes lançamentos ou fazer de forma errada, confundindo o que foi vendido do que de fato foi recebido e o que foi comprado do que realmente foi pago. Por isso, é muito importante realizar o registro dos valores com atenção e calma para não realizar lançamentos trocados.

Também é de suma importância atribuir corretamente a origem e o destino do dinheiro, isto é, determinar corretamente se o valor entrou ou saiu do caixa, da conta bancária (muitas vezes as empresas têm mais do que uma conta), etc.

Controle o saldo final no fechamento do caixa

Erros no fechamento do caixa são muito comuns e muitas vezes não são nem detectados. Isso pode acontecer por vários motivos, mas o problema é que se não for corrigido, o erro causará um efeito “bola de neve”, impactando diretamente no resultado da movimentação do caixa dos dias posteriores. Por isso, é importante verificar com atenção o fechamento do caixa para tentar identificar qualquer possível erro para que seja corrigido prontamente.

Cuidado com certos tipos de transferências e lançamentos

Alguns tipos de transferência como sangrias, depósitos e retiradas precisam de uma atenção maior por parte de quem realiza o controle do caixa, assim como pequenos lançamentos que, se lançados de maneira errada, farão uma grande bagunça no seu controle. Seguem alguns exemplos:

  • Sangrias são retiradas de dinheiro do caixa, feitas pelos sócios ou colaboradores, para serem depositadas no banco, com o objetivo de não deixar muito dinheiro vivo disponível na empresa. Estes valores precisam ser lançados, pois mudaram de local físico.
  • É muito comum em pequenas empresas os sócios retirarem seus pró-labores diretamente do caixa e em quantidades fracionadas. Se este procedimento não for muito bem registrado, certamente causará confusão na gestão do caixa. Aliás, é muito importante que os sócios tenham pró-labores com valores especificados e que sejam retirados de uma só vez, de preferência em datas definidas, para facilitar o controle do dinheiro da clínica.
  • No dia-a-dia da clínica pequenas compras precisam ser feitas às pressas, pois sempre acaba um produto de limpeza, os copinhos de café ou algum material de escritório sem aviso prévio. É aquele tipo de situação onde algum colaborador vai pegar um “dinheirinho” no caixa, sair correndo e comprar na vendinha ou na papelaria do bairro. O problema é que, por ser um pagamento pequeno, na maioria das vezes, não é documentado corretamente, porém é importante o suficiente para impossibilitar o fechamento do caixa corretamente.

Utilize uma ferramenta de gestão para auxilia-lo

Há muita gente que ainda usa planilha excel ou caderninho para fazer o controle do caixa de sua clínica veterinária, mas é muito importante contar com ferramentas que possam facilitar seu dia-a-dia. Um software de gestão confiável é a melhor escolha para quem quer elevar seu nível de gestão na empresa, pois além de auxiliar no controle do caixa, ele traz todas as informações sobre vendas, fornecedores, compras, estoques, clientes, isto é, você terá todas as informações necessárias integradas e armazenadas em um só local.

O GuruVet é uma ferramenta de gestão de clínicas e hospitais veterinários, que permite ao usuário fazer todo o controle financeiro de sua empresa de forma fácil e organizada. Experimente gratuitamente e veja como é simples, fácil e acessível!

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A psicologia da sala de espera

Um dos lugares mais críticos dentro de uma clínica veterinária é a sala de espera. Clientes, definitivamente, não gostam de esperar.  Administrar o tempo de espera dessas pessoas requer organização e muita psicologia. Faça da espera de seu cliente algo prazeroso ou pelo menos o mais breve possível. Para isso, é necessário entender um pouco sobre os princípios do tempo de espera:

  • As pessoas acham que esperam mais tempo do que efetivamente esperam – por isso, tente fazer com que a espera do cliente seja curta.
  • O tempo desocupado parece mais longo do que o ocupado – proporcione ao seu cliente algum tipo de distração como televisão, wi-fi, revistas, água e café.
  • A espera sem explicação é mais longa do que a explicada – caso o veterinário esteja atrasado, explique ao cliente o motivo do atraso, assim ele se sentirá mais seguro e ficará menos ansioso.
  • A espera fisicamente incômoda parece maior do que a confortável – providencie para que a sala de espera de seus clientes seja agradável e limpa.

Gerenciar o tempo de espera e os ânimos dos clientes é uma tarefa árdua. Para auxiliar na administração da sala de espera, tenha um sistema como seu maior aliado. Ele te ajudará a reduzir ao máximo o tempo de espera dos clientes e também auxiliará não apenas a recepcionista, mas os próprios veterinários na condução dos prazos de espera e atendimento. Funcionários bem treinados são essenciais para o êxito. Para o consumidor, o processo da espera é fator chave de sucesso para avaliar positivamente seu serviço e o GuruVet tem a ferramenta adequada para isso!

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Software em cloud é muito melhor

Aplicações em Cloud (na nuvem), como é o caso do GuruVet, vêm ganhando cada vez mais adeptos, pois a cada dia que passa, aumenta a necessidade de mobilidade, agilidade e redução de custos dos usuários e suas empresas, sem abrir mão da segurança de seus dados.
Esta modalidade de software tem comprovado ser bastante vantajosa em comparação com o tradicional software de instalação local e não é por acaso que a própria Microsoft já está passando suas aplicações para este tipo de “formato”.

 

MOBILIDADE E AGILIDADE: 
Além de acessar o GuruVet dentro da clínica ou hospital veterinário, o usuário pode também fazê-lo na comodidade de sua casa ou em qualquer lugar do mundo onde se encontre, bastando para isso ter conexão à Internet. Ele também pode abrir a aplicação em vários tipos de equipamentos como tablets, smartphones, notebooks e PCs, independentemente do sistema operacional utilizado.

 

REDUÇÃO DE CUSTOS: 
Para utilizar o GuruVet não há necessidade de investimentos em servidores dedicados ou computadores com maior capacidade e a mão de obra para instalação ou reinstalação desaparece, pois este tipo de aplicação não precisa ser instalado , podendo ser acessado a qualquer momento através de um equipamento que utilize um navegador de internet como o Chrome, Mozzila, Opera, Internet Explorer, etc. Para acessar o GuruVet, bastam apenas as informações de utilizador e password, sem necessidade de configurações especiais ou contratação de planos de internet específicos que aumentam os custos de acesso com banda larga.

 

SEGURANÇA :
Com o GuruVet, os backups são automáticos e o acesso ao sistema e aos seus dados pode ser feito tranquilamente através de qualquer equipamento, por isso você não corre o risco de ficar sem acesso ao programa por problemas em algum computador em específico. Além disso, o GuruVet utiliza certificados digitais, que garantem a autenticidade do site e a criptografia, que codifica os dados transmitidos pela internet, aumentando assim a segurança da sua informação.

 

Aplicações CLOUD não são um projeto de futuro, são já uma realidade do presente. 

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A importância da classificação das doenças

Faculdades, grandes hospitais veterinários e profissionais clínicos têm necessidade de saber qual a frequência da ocorrência de diversas doenças para avaliação epidemiológica, acadêmica ou até mesmo para detectar oportunidades de negócio.

A maioria dos centros veterinários não faz registo deste tipo de informação e, quando o faz, não consegue analisar comparativamente seus dados com os dos demais, devido à falta de uniformização na nomenclatura utilizada, pois não há um documento comum que normatize e regulamente toda essa informação.

Pensando nisso o GuruVet já vem com mais de 1.200 diagnósticos veterinários pré-configurados, classificados por capítulos e categorias.

Tudo para agilizar e facilitar os processos de sua clínica ou hospital veterinário!

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