O fluxo de caixa nada mais é do que a movimentação de dinheiro dentro de sua clínica veterinária: quanto você recebeu e quanto pagou. Em pequenas empresas este controle de caixa é a base operacional de toda a gestão financeira e por isso deve ser feito diariamente para que o controle seja preciso.
O controle de caixa é um processo e, de preferência, deve ser realizado sempre pela mesma pessoa. É indispensável para a realização de uma boa gestão e manutenção da saúde financeira da empresa e, pensando nisso, selecionamos aqui algumas dicas que podem ser úteis para você e sua equipe controlarem mais facilmente o caixa de sua clínica:
Controle o saldo inicial com atenção
O controle de caixa diário inicia com o saldo que você tem no caixa da empresa, no momento da abertura. É a partir dele que serão somados ou subtraídos valores ao longo do dia e é por isso que ele deve ser contabilizado com atenção, para que o saldo seja o real e sem erros desde o início.
Preste muita atenção onde você atribui os dados
Além de ter que controlar a movimentação de dinheiro do caixa, é muito importante documentar adequadamente de onde ele saiu/entrou e de que forma: dinheiro vivo, boleto bancário, cartão de crédito, etc. É muito comum as pessoas se esquecerem de fazer estes lançamentos ou fazer de forma errada, confundindo o que foi vendido do que de fato foi recebido e o que foi comprado do que realmente foi pago. Por isso, é muito importante realizar o registro dos valores com atenção e calma para não realizar lançamentos trocados.
Também é de suma importância atribuir corretamente a origem e o destino do dinheiro, isto é, determinar corretamente se o valor entrou ou saiu do caixa, da conta bancária (muitas vezes as empresas têm mais do que uma conta), etc.
Controle o saldo final no fechamento do caixa
Erros no fechamento do caixa são muito comuns e muitas vezes não são nem detectados. Isso pode acontecer por vários motivos, mas o problema é que se não for corrigido, o erro causará um efeito “bola de neve”, impactando diretamente no resultado da movimentação do caixa dos dias posteriores. Por isso, é importante verificar com atenção o fechamento do caixa para tentar identificar qualquer possível erro para que seja corrigido prontamente.
Cuidado com certos tipos de transferências e lançamentos
Alguns tipos de transferência como sangrias, depósitos e retiradas precisam de uma atenção maior por parte de quem realiza o controle do caixa, assim como pequenos lançamentos que, se lançados de maneira errada, farão uma grande bagunça no seu controle. Seguem alguns exemplos:
- Sangrias são retiradas de dinheiro do caixa, feitas pelos sócios ou colaboradores, para serem depositadas no banco, com o objetivo de não deixar muito dinheiro vivo disponível na empresa. Estes valores precisam ser lançados, pois mudaram de local físico.
- É muito comum em pequenas empresas os sócios retirarem seus pró-labores diretamente do caixa e em quantidades fracionadas. Se este procedimento não for muito bem registrado, certamente causará confusão na gestão do caixa. Aliás, é muito importante que os sócios tenham pró-labores com valores especificados e que sejam retirados de uma só vez, de preferência em datas definidas, para facilitar o controle do dinheiro da clínica.
- No dia-a-dia da clínica pequenas compras precisam ser feitas às pressas, pois sempre acaba um produto de limpeza, os copinhos de café ou algum material de escritório sem aviso prévio. É aquele tipo de situação onde algum colaborador vai pegar um “dinheirinho” no caixa, sair correndo e comprar na vendinha ou na papelaria do bairro. O problema é que, por ser um pagamento pequeno, na maioria das vezes, não é documentado corretamente, porém é importante o suficiente para impossibilitar o fechamento do caixa corretamente.
Utilize uma ferramenta de gestão para auxilia-lo
Há muita gente que ainda usa planilha excel ou caderninho para fazer o controle do caixa de sua clínica veterinária, mas é muito importante contar com ferramentas que possam facilitar seu dia-a-dia. Um software de gestão confiável é a melhor escolha para quem quer elevar seu nível de gestão na empresa, pois além de auxiliar no controle do caixa, ele traz todas as informações sobre vendas, fornecedores, compras, estoques, clientes, isto é, você terá todas as informações necessárias integradas e armazenadas em um só local.
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