A sala de espera sempre foi um local crítico nas clínicas veterinárias, uma vez que o cliente não gosta de esperar e se tiver que aguardar mais de vinte minutos para ser atendido, começa a ficar ansioso e irritado. Mas de facto, não é nada agradável chegarmos com algum tempo de antecendência para a consulta do nosso animal de estimação e nos depararmos com uma sala de espera lotada, o que inevitavelmente significa intermináveis minutos à espera, certo?
Para minimizar a insatisfação do seu cliente, pode adotar algumas medidas como:
- Torne o ambiente da sala de espera o mais agradável possível para os seus clientes, oferecendo um local fresco, ventilado, e claro, limpo, sem odores de urina e fezes de animais. Lugares confortáveis para se sentar, àgua e revistas atuais também podem tornar o período de espera mais prazeiroso;
- Se tiver espaço na sua clínica uma ideia interessante é criar salas de espera separadas para cães e gatos, dado quer muitas vezes causa stresse aos proprietários o facto de ter de deixar cães e gatos a conviver no mesmo ambiente (até porque nem sempre corre bem);
- Forme os seus colaboradores para a feedback aos clientes, caso as consultas veterinárias estejam atrasadas. É importante que eles mantenham os proprietários informados do motivo para tal acontecer e qual será o tempo real de atraso para diminuir a sua inquietação.
Mesmo tornando o período de espera mais agradável, o objetivo é fazer com que o seu cliente não espere muito tempo para ser atendido e a solução para isso é gerir muito bem a agenda dos seus colaboradores e o fluxo de clientes na sala de espera da sua clínica.
Para administrar de forma eficiente as agendas da clínica é importante ter presente que, para cada tipo de atendimento ou procedimento que é realizado, são necessários períodos de tempo diferentes. Por exemplo, o tempo de uma consulta pré-cirúrgica deve ser diferente do tempo de uma consulta para vacinação, pois a primeira é mais complexa do que a segunda. Deixar pequenos intervalos entre uma e outra consulta também será uma ótima estratégia para ajudar a gerir o tempo, podendo ser usado para fazer telefonemas importantes, organizar a sala de atendimento antes do próximo paciente ou mesmo ser usado como tempo flexível caso uma consulta demore um pouco mais do que o normal.
O controle da sala de espera consiste em gerir os clientes no momento em que chegam e no momento em que saem da clínica. Assim que um cliente faz check-in na clínica é importante que o veterinário que irá atendê-lo fique ciente da sua chegada, visto que assim se consegue organizar para quando terminar o atendimento de um paciente, poder começar o do outro.
Para gerir bem o tempo através das agendas e do controle da sala de espera é importante ter a ajuda de um sistema de gestão de clínicas veterinárias, dado que ele conseguirá automatizar e difundir as informações, dinamizando o fluxo dos processos e tornando a sua equipa mais produtiva e eficiente. O resultado disto? Equipa mais organizada e clientes mais satisfeitos. Lembre-se que sala de espera vazia é sinónimo de eficiência e controle adequado do tempo, uma vez que mostra que os clientes não precisam ficar muito tempo à espera para serem atendidos. O GuruVet pode ajudar a melhorar a gestão de tempo da sua equipa. Se quiser experimentar gratuitamente é só aceder www.guruvet.com e se registar!